Sporządzanie bilansu jednostki gospodarczej, a zwłaszcza spółki akcyjnej to obowiązek, który musi dopełnić każdego roku. Czynność dotyczy jednostek prowadzących pełną księgowość. Należy ją wykonać na koniec i początek okresu sprawozdawczego, a sporządzić do końca marca roku następnego.
Bilans jest zestawieniem poszczególnych składników majątku jednostki zwanych aktywami oraz form jego finansowania czyli pasywów. Ich wartości muszą być sobie równe. Układ w jakim powinien zostać sporządzony, określa IV Dyrektywa Unii Europejskiej. Jest to układ jedno- lub dwustronny.
Sporządzenie bilansu spółki akcyjnej, jak i innych do tego zobowiązanych jednostek, powinno cechować się 5 zasadami. Są nimi:
– sprawdzalność,
– rzetelność,
– ciągłość,
– zupełność,
– przejrzystość.
Bilans w firmach sporządzają zazwyczaj księgowi, lecz są to też często np. właściciele, którzy się na tym znają. Dla wielu przedsiębiorców, wygodą jest zlecenie sporządzenia tego dokumentu, biurom rachunkowym. Dzięki temu nie muszą wykonywać tego sami lub zatrudniać księgowych.
Przedsiębiorstwa stale współpracujące z biurem rachunkowym, bardzo często sporządzanie bilansu jednostki, ma w cenie obsługi księgowej firmy. To znacznie ułatwia prowadzenie działalności, jeżeli inna wyspecjalizowana firma zajmuje się całą rachunkowością przedsiębiorstwa.