Prowadzenie spraw kadrowo-płacowych wiąże się z obowiązkiem sporządzania listy płac. Zadanie to nie jest łatwe, gdyż wymaga od osoby zajmującej się tym dużej wiedzy nie tylko z zakresu podatków, lecz także ubezpieczeń społecznych czy prawa pracy.
Pierwszym etapem sporządzania listy płac jest ustalenie przychodu ogółem. W zależności od systemu wynagrodzeń, sposób obliczania jest różny. Na tym etapie ważne jest uwzględnienie nieobecności pracownika w pracy oraz wszelkich dodatków do jego wynagrodzenia. Następnie należy rozpocząć wyliczanie składek pracownika na ubezpieczenie społeczne. W zakres tego wchodzi: ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe. Kolejno należy ustalić sumę tych składek.
Potem trzeba ustalić podstawę wymiaru zaliczki na podatek dochodowy. W tym celu od przychodu ogółem odejmuje się KUP, a następnie mnoży raz stawkę podatku. Otrzymaną kwotę można pomniejszyć o kwotę wolną od podatku. W ten sposób otrzymany wynik zaokrągla się do pełnej złotówki.
Trzecim ważnym elementem jest składka zdrowotna. Podstawę jej wymiaru stanowi przychód ogółem pomniejszony o składki na ubezpieczenie społeczne. Następnie ustala się składkę pobraną oraz odliczoną.
Ustalanie wynagrodzenia netto następuje poprzez pomniejszenie przychodu ogółem o ubezpieczenie społeczne płacone przez pracownika, składkę pobraną ubezpieczenia oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Na końcu jeżeli istnieje taka potrzeba, można odjąć dodatkowe obciążenia płacy.