Dokumentacja księgowa spełnia wiele ważnych funkcji w przedsiębiorstwach. Jest podstawą ewidencji księgowej, dostarcza informacji o zaistniałych operacjach gospodarczych oraz dostarcza informacji o stanie finansów. W związku z bardzo licznymi funkcjami dokumentacji księgowej dzieli się ją na kilka rodzajów. Wyróżnia się między innymi dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne, dokumentację magazynową, kadrowo-płacową, kasową itp. Wyróżnia się również dokumenty zbiorcze i pojedyncze oraz pierwotne i wtórne.
O dokumentacji księgowej można powiedzieć jeszcze bardzo wiele. W tym artykule skupimy się bardziej na zasadach ich sporządzania.
Podczas sporządzania dokumentów księgowych należy zadbać o ich poprawność pod względem merytorycznym, rachunkowym oraz formalnym. To ważne, ponieważ po ich sporządzeniu i złożeniu w księgowości zostaną sprawdzone pod tymi względami. Jeżeli będą posiadać błędy zostaną zwrócone do poprawy.
W czasie sporządzania dokumentów księgowych należy zadbać o zawarcie wszystkich informacji, jakie wymaga się od dokumentu księgowego. Są to między innymi rodzaj, numer ewidencyjny, kwota operacji, opis operacji czy data wystawienia. Nie zawarcie tych informacji dyskwalifikuje dokument co powoduje, że nie może stać się podstawą zapisów księgowych.
Dokumentacja księgowa to jedna z istotnych spraw w każdej firmie. Warto zadbać, by było w niej jak najmniej błędów, a zawarte w niej treści były czytelne i przejrzyste.