Przedsiębiorstwa zatrudniające pracowników stanowią największą grupę. Sprawy zatrudniania są częścią polityki kadrowo-płacowej w firmie. Prowadzenie akt osobowych pracowników jest zadaniem pracodawcy oraz osoby zajmującej się prowadzeniem polityki kadrowo-płacowej przedsiębiorstwa. Obowiązek ten jest nałożony przez Kodeks Pracy.
Akta osobowe każdego pracownika firmy składają się z trzech części:
- części A – w której znajdują się dokumenty związane z ubieganiem się o pracę. Są to np.: kwestionariusz osobowe, CV, list motywacyjny, świadectwa pracy z innych miejsc zatrudnienia, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe.
- części B – w której zamieszczane są dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i jego przebiegu. Należą do nich m.in.: umowa o pracę, PIT – 2, umowa o zakazie konkurencji, zaświadczenia lekarskie, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie BHP
- części C – w której znajdują się dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy. Są to np.: oświadczenie o wypowiedzeniu umowy, kopia świadectwa pracy, umowa o zakazie konkurencji.
Prowadzenie akt osobowych można zlecić innym firmom, np. biurom rachunkowym, których pracownicy zajmą się polityką kadrowo-płacową przedsiębiorstwa.