Podmiotem gospodarczym zobligowanym do prowadzenia oraz sporządzania zakładowego planu kont jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna oraz każdy podmiot, który rozlicza się na podstawie Ksiąg Rachunkowych czyli w skrócie jednostki, u których roczny przychód jest większy od 1 200 000 EURO.
Plany kont prowadzone przed spółki wymagają ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych typowych dla określonej formy działalności, spełniać powinny konkretne wymogi zawarte w Ustawie o Rachunkowości i uwzględniać różnego rodzaju interpretacje, a zarazem stosować się do wytycznych Krajowych i Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.
W czasie modyfikacji zakładowego planu kont obowiązuje pewna zasada mówiąca, że każdy nowy wykaz kont stosuje się od pierwszego dnia danego roku obrotowego. Wynika z tego, że najlepszym terminem na wprowadzenie aktualizacji będzie koniec roku podatkowego bądź jego początek.
Każdy zakładowy plan kont składa się z:
– wykazu kont księgi głównej,
– przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń,
– zasad prowadzenia kont pomocniczych,
– powiązań ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej.
Dzięki bieżącej modyfikacji pozwala na kontrolowanie ponoszonych kosztów oraz umożliwia lepsze gospodarowanie zasobami finansowymi jednostki.