System rachunkowości dzieli się na dwa systemy: uproszczony i pełny. Prowadzenie księgi PiR (Przychodów i Rozchodów) jest jedną z form księgowości uproszczonej.
KPiR służy głównie wyliczeniu dochodu, będącego podstawą naliczenia podatku dochodowego. Rejestruje się w niej przychody ze sprzedaży, inne przychody przedsiębiorstwa oraz wydatki z tytułu zakupu materiałów, towarów, łącznie z kosztami ubocznymi ich zakupu, wynagrodzenia, a także inne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Księgę zakłada się 1 stycznia lub w dniu rozpoczęcia działalności, a w ciągu 20 dni od tego faktu, zgłasza się to do naczelnika Urzędu Skarbowego. Nie trzeba tego robić co roku, jeżeli wcześniej prowadzono księgę.
Należy prowadzić ją rzetelnie i niewadliwie. Oznacza to, że zapisy w niej muszą być zgodne z faktycznym stanem oraz przepisami ją regulującymi. Oprócz niej, należy ewidencjonować środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, wyposażenie, sprzedaż, wynagrodzenia pracowników. Powinno się prowadzić ewidencję, także innych rzeczy wynikających z odpowiednich przepisów. Księgę należy przechowywać w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej lub tam, gdzie wskaże to podatnik.
Księga składa się z kilkunastu kolumn:
kolumna 1 – Kolejne numery wpisów.
kolumna 2 – Data wpisu, która wynika z odpowiedniego dowodu.
kolumna 3 – Numer dowodu.
kolumna 4 i 5 – Dane kontrahenta (nazwa i adres).
kolumna 6 – Nazwa zdarzenia gospodarczego.
kolumna 7 – Wartość przychodów z sprzedaży.
kolumna 8 – Wartość pozostałych przychodów z działalności gospodarczej.
kolumna 9 – Suma wartości z kolumn 7 i 8.
kolumna 10 – Wartość zakupów towarów handlowych i materiałów (wyrażona w cenie zakupu).
kolumna 11 – Wartość kosztów ubocznych zakupów np. ubezpieczenie w transporcie.
kolumna 12 – Wartość wypłaconych pracownikom wynagrodzeń.
kolumna 13 – Wartość pozostałych wydatków np. opłata za prąd.
kolumna 14 – Suma wydatków.
kolumna 15 – Pozostaje wolna. Służy do wpisywania pozostałych zdarzeń gospodarczych.
kolumna 16 – Uwagi.
Na koniec miesiąca dokonuje się sumowania wartości w kolumnach. Na podstawie tych danych, oblicza się osiągnięty dochód. Prowadzenie KPiR może być uciążliwe, warto więc skorzystać z pomocy naszego biura rachunkowego.