Jak prowadzić akta pracownicze w firmie?
Postaramy się wyjaśnić, o jakich zasadach należy pamiętać, aby dokumentacja kadrowo-płacowa była prowadzona w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Ważne jest również aby zadbać o systematyczną ich aktualizację, aby zawsze były zgodne ze stanem faktycznym.
W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą akta osobowe pracowników oraz pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy. Akta pracownicze powinny zawierać wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika, takie jak umowa o pracę, świadectwa pracy, zaświadczenia lekarskie, oceny pracy itp.
Akta pracownicze w firmie – sposób przechowywania
Akta pracownicze powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu np. sejf lub szafa zamykana na klucz. Dokumenty należy przechowywać chronologicznie, według daty ich powstania lub według numeru pracownika. Akta pracownicze mogą być przechowywane również w formie cyfrowej np. w specjalnym rejestrze lub odpowiednio zabezpieczonych plikach na dysku komputera.
To, może Państwa zainteresować: Cennik biura księgowego
Zalety cyfrowych akt pracowniczych
Do głównych zalet przechowywania akt pracowniczych w cyfrowej wersji należy oszczędność miejsca, łatwy i szybki dostęp do konkretnych dokumentów oraz większe bezpieczeństwo danych wrażliwych.
Jak długo należy przechowywać akta pracownicze w firmie?
Każdy pracodawca zatrudniający pracowników podlega obowiązkowi założenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia, a także zachowując poniższe terminy:
– 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, albo
– 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny, albo
– 50 lat od ustania stosunku pracy;
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej samodzielnie czy z pomocą specjalistów?
Wielu przedsiębiorców decyduje się na pomoc specjalistów w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Powierzając specjalistom ten obowiązek mamy pewność, ze administracja pracownicza prowadzona jest w sposób zgodny z prawem.
Akta pracownicze w firmie pomoc
Nasze biuro oferuje kompleksową pomoc w zakresie ewidencji akt pracowników, zapraszamy zainteresowanych do nawiązania współpracy.