Przepisy polskiego prawa wymagają, aby każdy cudzoziemiec (z kilkoma wyjątkami), który podejmuje pracę w Polsce, posiadał na to specjalne pozwolenie. Uzyskanie takiego pozwolenia to zadanie dla pracodawcy – powinien postarać się o nie jeszcze zanim zatrudni u siebie obcokrajowca.
Wniosek o wydanie zezwolenia powinien być złożony w urzędzie wojewódzkim. Do wniosku dołączyć trzeba zestaw dokumentów. W zależności od typu zezwolenia mogą to być m.in. ważne dokumenty tożsamości i dokumenty podróży, dokumenty potwierdzające status prawny i charakter działalności pracodawcy, umowa spółki itd.
Wypełnienie i złożenie dokumentów może stanowić pewne wyzwanie dla pracodawcy. Warianty dokumentacji są uzależnione od wielu czynników takich, jak np. charakter zlecanej cudzoziemcowi pracy czy pochodzenie firmy zatrudniającej.
W niektórych przypadkach, wymagane będzie również złożenie specjalnej informacji od starosty, która potwierdzi, że pracodawca nie będzie w stanie zaspokoić potrzeb kadrowych z pomocą lokalnych pracowników. Taką informację wydaje się na podstawie tzw. testu rynku pracy, opartego na rejestrach bezrobotnych w danym regionie.
Trzeba wziąć pod uwagę to, że niektórzy obcokrajowcy mogą podjąć pracę w Polsce nawet bez zezwolenia – są to np. osoby pochodzące z kraju członkowskiego Unii Europejskiej. Innym wyjątkiem od reguły są obywatele: Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Rosji, Gruzji i Armenii – tacy pracownicy mogą wykonywać pracę na terytorium Polski w ciągu 6 miesięcy podczas kolejnych 12 miesięcy i nie potrzebują na to zezwolenia.